在企業(yè)管理領(lǐng)域，如何高效開會(huì)一直是眾多中小企業(yè)面臨的難題。近期，一本聚焦賦能式經(jīng)營的專業(yè)書籍引發(fā)關(guān)注，該書以丹納赫為研究案例，為中小企業(yè)提供了切實(shí)可行的開會(huì)策略與經(jīng)營方法。

許多中小企業(yè)在開會(huì)方面存在兩種極端情況。一種是完全不開會(huì)，各部門各自為政，采用“拋磚過墻”式的工作方式，缺乏日常溝通。一旦出現(xiàn)問題，便互相指責(zé)，看似責(zé)任明確，實(shí)則效率低下，工作氛圍壓抑。曾有企業(yè)出現(xiàn)極端現(xiàn)象，部門間協(xié)調(diào)合作的事項(xiàng)都需在OA系統(tǒng)填寫“聯(lián)絡(luò)函”，員工大量時(shí)間耗費(fèi)在傳遞紙面文件上，企業(yè)運(yùn)作如同衙門。另一種則是會(huì)議頻繁，卻毫無實(shí)效。會(huì)議要么開成“茶話會(huì)”，各部門只講自己的故事；要么開成“匯報(bào)批判會(huì)”，事前準(zhǔn)備大量PPT，展示眼花繚亂的圖表數(shù)據(jù)，老板總結(jié)批判后便無下文，會(huì)議沒有結(jié)論和行動(dòng)計(jì)劃，問題依舊懸而未決。

企業(yè)中的會(huì)議形式多樣，常見的有匯報(bào)會(huì)、點(diǎn)檢會(huì)和工作會(huì)。匯報(bào)會(huì)主要用于向上級(jí)或相關(guān)部門匯報(bào)工作進(jìn)展、業(yè)績和成果，定期召開，頻率較低，通常為季度或年度，以總結(jié)展示和反饋為主。點(diǎn)檢會(huì)用于追蹤和確認(rèn)工作任務(wù)完成情況，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決，定期召開，頻率中等，以總結(jié)展示、提問和限時(shí)討論為主。工作會(huì)則用于討論具體工作任務(wù)，制定詳細(xì)方案和工作計(jì)劃，不定期召開，頻率較高，以討論和共創(chuàng)為主，集思廣益達(dá)成共同結(jié)論。對(duì)于中小企業(yè)而言，學(xué)會(huì)開好工作會(huì)和點(diǎn)檢會(huì)，對(duì)提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作水平和工作效率至關(guān)重要。

月度點(diǎn)檢會(huì)，在部分企業(yè)也被稱為月度經(jīng)營管理會(huì)，是戰(zhàn)略目標(biāo)落地的重要手段。其圍繞四個(gè)核心內(nèi)容展開：一是戰(zhàn)略部署的年度優(yōu)先改善事項(xiàng)完成進(jìn)度；二是各層級(jí)CVD/KPI目標(biāo)達(dá)成情況、趨勢(shì)及未來預(yù)測(cè)；三是目標(biāo)未達(dá)成時(shí)的差異、根因及改進(jìn)對(duì)策（即PSP分析）；四是年初計(jì)劃落空時(shí)的補(bǔ)救辦法。

點(diǎn)檢會(huì)是公司每月的重要事項(xiàng)，屬于“一把手”工程。雖然具體工作可委派專人負(fù)責(zé)，但老板必須重視并親自參與。參會(huì)人員包括老板、高管團(tuán)隊(duì)和各職能部門負(fù)責(zé)人。會(huì)議一般在每月10號(hào)之前召開，前提是各項(xiàng)數(shù)據(jù)能收集齊全，且越早越好。開會(huì)時(shí)，參會(huì)人員需用耳朵傾聽情況、用嘴提出好問題、用腦子思考解決辦法，同時(shí)各職能部門負(fù)責(zé)人要親自制作PPT，不可委派給助理。

一場(chǎng)典型的月度點(diǎn)檢會(huì)日程安排緊湊。9:00 - 9:15，回顧優(yōu)先改善事項(xiàng)和行動(dòng)計(jì)劃完成情況，包括公司級(jí)優(yōu)先改善事項(xiàng)進(jìn)度、行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度、出現(xiàn)“紅色問題”和“黃色風(fēng)險(xiǎn)”的項(xiàng)目及補(bǔ)救措施，以及公司層面需要關(guān)注和支持的地方。9:15 - 9:45，分析CVD完成情況和重點(diǎn)經(jīng)營指標(biāo)，涵蓋公司級(jí)CVD指標(biāo)整體達(dá)標(biāo)情況、銷售額、營業(yè)利潤、營運(yùn)資金周轉(zhuǎn)情況等，各相關(guān)部門還需闡述對(duì)目標(biāo)達(dá)成的預(yù)期和對(duì)策想法。9:45 - 11:45，各職能部門進(jìn)行匯報(bào)，每個(gè)部門15分鐘，用一頁P(yáng)PT以四象限說明目標(biāo)（本部門KPI指標(biāo)達(dá)標(biāo)情況）、成就（上月工作和流程建設(shè)的重大突破）、機(jī)遇和挑戰(zhàn)（影響未來目標(biāo)達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及資源需求）、未來90天重心（未達(dá)成目標(biāo)的解決措施和主動(dòng)改善項(xiàng)目）以及PSP分析（未達(dá)標(biāo)目標(biāo)的PSP分析）。11:45 - 12:00，更新行動(dòng)計(jì)劃，將會(huì)議中討論的對(duì)公司業(yè)績影響大、需部門協(xié)同和公司資源支持的部分更新到行動(dòng)計(jì)劃中，主持人即時(shí)更新并在會(huì)議結(jié)束前與團(tuán)隊(duì)確認(rèn)負(fù)責(zé)人和完成節(jié)點(diǎn)。

開好月度點(diǎn)檢會(huì)需遵循六項(xiàng)原則。一是定時(shí)定員定日程，固定日期每月按時(shí)召開，老板和職能部門負(fù)責(zé)人保證100%出勤率，指派時(shí)間管理員確保按日程和時(shí)間進(jìn)行且不跑題。二是問“好”問題啟發(fā)思考，會(huì)議過程中隨時(shí)提問，不指責(zé)、不負(fù)面，營造平等、透明、積極、正能量的氛圍，采用“蘇格拉底式提問”挑戰(zhàn)團(tuán)隊(duì)分析問題的邏輯，引導(dǎo)找出問題根因和對(duì)策，提問時(shí)講數(shù)據(jù)、講方法。三是事先溝通充分準(zhǔn)備，點(diǎn)檢會(huì)前更新行動(dòng)計(jì)劃、做好PPT，對(duì)不達(dá)標(biāo)項(xiàng)目做PSP分析，需討論的事項(xiàng)在會(huì)前開工作會(huì)討論并達(dá)成共識(shí)，只有需協(xié)調(diào)資源、共同作決定的事項(xiàng)才拿到點(diǎn)檢會(huì)上討論。四是數(shù)據(jù)說話不講故事，討論圍繞目標(biāo)進(jìn)行，用數(shù)據(jù)說話，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)遵循目視化“3秒原則”降低溝通成本。五是PSP對(duì)事不對(duì)人，對(duì)所有未達(dá)標(biāo)項(xiàng)目做好PSP分析，根因分析“對(duì)事不對(duì)人”“向內(nèi)找問題”，對(duì)策圍繞補(bǔ)救措施確保指標(biāo)達(dá)成和窟窿補(bǔ)上。六是達(dá)成共識(shí)制訂計(jì)劃，散會(huì)前共同確認(rèn)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和需跟進(jìn)的行動(dòng)計(jì)劃，確保行動(dòng)計(jì)劃團(tuán)隊(duì)共識(shí)可執(zhí)行，有負(fù)責(zé)人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。